河南牧业经济学院本科教学档案管理办法

第一章  总则

第一条  为进一步提高我校本科教学档案的质量和管理水平，实现教学档案管理工作的标准化、规范化和科学化，根据《高等学校档案管理办法》、《河南牧业经济学院档案管理办法（试行）》和《河南牧业经济学院本科教学档案管理的实施意见》等相关制度，结合我校实际，特制订本办法。

第二条  教学档案是指教学管理和教学实践活动过程中直接形成并具有保存价值的纸质、音像、实体、电子等各种载体的文件或材料,是学校教学工作过程的真实反映和体现，是衡量教学管理水平和教学质量的重要标志之一。

第二章  归档原则、范围和期限

第三条  本科教学档案是记录和反映教学实践、教学研究和管理活动的过程及成果的原始材料。归档原则如下：

（一）真实性原则：归档的教学档案材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证材料的完整性、准确性和系统性，各项材料的整理归档要实事求是，不得弄虚作假，做到真实可信，有据可查。

（二）即时性原则：所有教学档案材料要及时整理、及时归档，避免原材料丢失、混乱或重复。

（三）一致性原则：各项材料的相关内容，在文字表述和数据上要做到一致，避免文字材料、数据之间的矛盾与错位；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的规律特点。

（四）规范性原则：所有材料的收集、整理、撰写、归档要规范，所有材料要分类准确，编目清楚，排列有序，整齐美观，调用方便，查找无误。材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要规范统一。

第四条 本科教学档案的归档类型。

（一）文字材料：指学校制定的有关本科教学建设和改革的重大决策、决议、规章制度等文件；各种各类与教学活动相关的文字材料，如教学计划、工作计划、实施方案、活动记录、成果总结、媒体报道等。

（二）统计材料：指本科教学工作或活动中形成的各原始性状态数据，以及与学校、职能部门或本科教学工作有关且需提供给教育厅、教育部专家组考察评估的各类统计表格、报表和名册。

（三）电子材料：收集的各种电子文本、图片、录像带、声像光盘及网上材料等。

（四）实物材料：各种荣誉证书、获奖证书、成果鉴定证书、锦旗、奖杯、科技作品、获奖作品、著作、教材、论文期刊等。

第五条  根据《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)有关规定，教学单位本科教学档案主要包括综合、专业建设、师资队伍建设、课程建设、教学运行、实践教学、实验室和实习基地建设与管理、教学质量管理、教学改革与研究、学籍管理与人才培养效果等方面内容，详见本办法附件1。

第六条  本科教学档案的期限。教学文件材料分为永久、长期、短期保存。凡是反映学校教学基本历史面貌的、具有史料研究价值的本科教学档案应永久保存；反映学校教学的一般工作活动，在较长时间内具有重要参考价值和历史凭证作用的文件材料应长期保存；试卷、毕业（论文）设计、实验报告等在较短时间内对教学具有时效性的文件材料一般短期保存。

第三章  归档要求

第七条  本科教学档案应定期进行整理，在次年暑假前（一般为8月底前）完成教学文件材料的归档。

第八条  教学档案材料参照附件1中的目录分类整理归档，其他档案材料按照学校或有关部门要求整理归档。公共课、学科基础课及涉及多院（专业）课程的教学档案材料由课程承担单位负责收集归档。

第九条  建档和整理要求。

（一）为了便于档案材料的长期保存和随时查阅，要求各院（部）以实物档案和电子档案两种形式建立教学档案，实物档案和电子档案要保持一致。

（三）归档材料必须整理规范、字迹工整、格式统一，签字盖章手续完备。教学档案一般按原件归档，重要的教学文件或与学校及其他学院共有的文件材料以及教师个人的获奖证书等，各院（部）根据自身实际需要，可归档复印件、扫描件等。

（四）建档材料应加制封面、盒签等，档案盒内要有材料目录，以便查找。封面、盒签字体统一为黑体字。

（五）各种文字材料采用A4纸，非A4纸材料按A4纸大小折叠装盒，不宜折叠的非A4纸材料和其他载体材料由专柜保管，但需填写与文字材料一致的卷（盒）编号，在相应档案卷（盒）内注明去向或复制相应材料。

（六）属手写的文字材料，填写过程中一律使用钢笔或通用中性笔，并使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得涂改、复写。

（七）档案盒应在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排列，保持整齐美观，便于迅速查找。

（八）应向学校职能部门移交的教学方面档案，按有学校关规定执行。

第四章  档案管理

第十条  本科教学档案实行统一领导、分工负责。

各教学单位要高度重视日常教学档案材料的收集和管理，明确一名院（部）领导分管教学档案管理工作，并确定专人负责本科教学档案整理、建档和保管工作，定期分类归档。

（一）院（部）主管领导职责

全面负责院（部）教学档案管理工作的组织、协调和管理，切实做到把教学档案管理纳入本部门教学管理工作之中，制定相应的规章制度，保障教学档案管理工作顺利开展。

（二）院（部）档案管理人员职责

做好本单位教学档案材料的收集、整理、建档和保管工作，并按学校有关部门要求及时移交相关档案材料。

第十一条 各教学单位要保证档案资料的完整、准确、系统，能方便查阅和使用。建立、健全本科教学档案查阅制度，充分发挥本科教学档案的作用，借阅必须进行登记。

第十二条  档案管理人员对归档不完整的材料应及时追收，整理补充归档。凡归档的教学文件材料需要修改时，必须经所在教学单位分管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

第十三条 本科教学档案的销毁必须符合档案保管期限的要求，达到保管期限后经档案保管单位负责人鉴定核准后方可销毁。销毁的教学档案要登记造册，造册表须永久保存。

第十四条  档案库房应保持良好的环境卫生，注意通风，并有防盗、防火、防潮、防鼠、防虫蛀等措施；房内不得堆放杂物，严禁烟火和存放易燃物品，确保档案安全。

第五章  附则

第十五条  教学单位每学期对教学档案材料的归档情况进行自查，学校每年将组织对所有教学单位的教学档案归档情况进行1次检查评比。

第十六条  各教学单位教学档案建档所需费用，从本单位教学管理经费中列支。

第十七条  本办法自颁布之日起执行，由教务处负责解释。